برنامه ریزی و کنترل پروژه چگونه به مدیریت بهتر کمک می نماید؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه چگونه به مدیریت بهتر کمک می نماید؟

دستورالعمل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

1. ساختار شکست کار:

ساختار شکست کار ( Work Breakdown Structure – WBS ) روش سیستماتیک تجزیه کار و

تشریح هر یک از اجزای پروژه است که می‌بایست پایه و اساس برنامه زمانبندی ، کنترل پیشرفت کار

و گزارشات قرار گیرد. سطوح شکست پروژه با سطوح قابل کنترل معین می شود.

به عبارت دیگر شکست فعالیتها در پروژه تا آنجایی انجام می‌گیرد که امکان کنترل با کمترین خطا

در مورد آن امکان پذیر باشد. فعالیتها در سطوح مختلف باید به گونه ای انتخاب شوند که

در هر سطح، خاصیت جمع پذیری داشته باشند مثلاً A=A1+A2+A3 و همچنین

مجموع وزنهای داده شده به فعالیتها در هر سطح برابر با صد شود.

2. اوزان نسبی فعالیت ها :

هر یک از فعالیت ها دارای وزن نسبی نسبت به کل پروژه می باشند.

مجموع اوزان نسبی در هر سطح برابر 100 می باشد. چنانچه در قرارداد پیمانکار درصدهای وزنی

برای فعالیتهای سطوح مختلف پیش بینی شده باشد، می بایست رعایت گردد.

در غیر اینصورت پیمانکار بر حسب نیروی انسانی و منابع مصرفی و ضرایب مربوطه و

عرف طرح های مشابه اوزانی را محاسبه و بصورت پیشنهاد جهت بررسی به مشاور کارفرما ارائه می نماید.

مشاور کارفرما پس از بررسی و اعلام نظر و اعمال اصلاحات به تایید نهایی کارفرما می‌رساند.

3. برنامه ریزی Planning :

هدف از برنامه ریزی در پاسخ به سوال ” برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست ؟ ” عبارت است از تصمیم گیری در مورد آنچه که می‌بایست انجام پذیرد.

در این مرحله اطلاعات پروژه جمع آوری و طی بررسی و برگزاری جلسات مدیریتی و کارشناسی

نهایی شده و جهت تهیه برنامه زمانبندی بکار خواهد رفت.

4. زمان بندی Scheduling :

زمانبندی، تخصیص احجام مورد نیاز جهت انجام فعالیتها در یک مقیاس زمانی است.

پس از تعریف WBS و با توجه به Milestones قراردادی و برنامه منضم به قرارداد،

برنامه اولیه توسط پیمانکار تنظیم و پس از تصویب اقدام به تهیه برنامه زمانبندی تفصیلی

تا آخرین سطح می‌گردد.

پس از تصویب برنامه زمانبندی تفصیلی و قبل از اعمال هرگونه پیشرفت واقعی،

نسخه برنامه زمانبندی مبنا یا Baseline برداشت و جهت مقایسه عملکرد واقعی

نسبت به برنامه ذخیره می‌شود.

چنانچه در زمان اجرای پروژه تغییرات حادث شده در پروژه بگونه ای باشد که

اعتبار برنامه اولیه را ساقط نماید، در برنامه اولیه تجدید نظر خواهد شد.

همچنین در صورت بروز تاخیر برنامه جبرانی ماهیانه با توجه به جبهه‌های کاری موجود

تنظیم می‌گردد.

5. اندازه گیری پیشرفت کار :

بر اساس برنامه زمانبندی، اوزان نسبی فعالیت های سطوح مختلف و Work Step مصوب و توافق شده،

پیمانکار اقدام به تهیه منحنی تجمعیS.Curve) ) پیشرفت طبق برنامه در سطوح مختلف

و کل پروژه می نماید. بر اساس اوزان نسبی فعالیت ها و احجام کار انجام شده،

پیشرفت واقعی در سطوح مختلف محاسبه می گردد.

6. گزارشات:

نتایج اقدامات انجام شده در مراحل مختلف برنامه ریزی و کنترل پروژه، بخصوص در قسمت نظارت

و به روزآوری بصورت گزارشات متنوع در مقاطع زمانی مشخص اعم از روزانه، هفتگی و ماهیانه ارائه می‌شود.

این گزارشات بصورت بازخور (Feed Back)  مجددا به سیستم بازگشته و عمل به روزآوری و

پیگیری روند پیشرفت (Tracking & Updating) روی فعالیت ها انجام می‌پذیرد و نتایج

مجدداً به صورت گزارشات بازگشت داده شده و این عمل تا انتهای پروژه بصورت چرخه ادامه پیدا می‌کند.

جزییات این گزارشات می‌تواند بر اساس اهداف مختلف پروژه و سطوح مختلف مدیریت متفاوت بوده و

شامل برخی موارد ذیل یا تمامی موارد ذیل و نه محدود به آنها باشد:

–  خلاصه ای از خدمات انجام یافته در دوره مورد گزارش شامل اهم خدمات مهندسی،

خدمات کالا و سرویسهای مربوطه و اجرا

– جداول پیشرفت دسته بندی های مختلف فعالیت های پروژه

– منحنی پیشرفت واقعی در برابر پیشرفت برنامه ریزی شده (S-Curve)

–  فعالیت های تاخیر کرده نسبت به برنامه و ذکر علل وقوع و راه‌حلهای پیشنهادی

–  شرح مشکلات و تنگناهای موجود و ارائه پیشنهادات راهبردی

– فعالیتهای بحرانی و فعالیت های نزدیک به بحرانی

– فعالیتهای برنامه‌ریزی شده در دوره زمانی مشخص شده آتی

–  برنامه زمانبندی به‌روز شده

–  آمار ماشین‌آلات

– آمار نیروی انسانی مستقیم و غیر مستقیم

– آخرین وضعیت کالای پروژه با توجه به مراحل مختلف سفارش تا حمل و تحویل در محل

–  وضعیت مدارک مهندسی

–  وضعیت جوی، دما و رطوبت هوا

– تصاویر مراحل اجرایی کار